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                  起草会议纪要应注意的八个方面

                  发表时间:2018-02-15 06:00 来源:大学生记者网

                  二、意见要统一。会议对具体问题的讨论必然意见纷繁,想法多种多样,不能把这些意见都纳入会议纪要之中,而要根据会议的中心目的,以会议主持人的意见为依据,适当补充分管领导意见。

                  五、结构要合理。会议纪要的正文,包括前言(开头)、主体、结尾三部分内容。开头部分要注意三点,一是时间和地点问题。时间说具体、地点不用过细。二是主持人问题。一般情况下与会的职务最高的领导为主持人。三是参加人员问题。放在正文后面,空一行。

                  三、概括要真实。忠实于会议的实际内容,不能随主观意图增减或更改会议的内容,或借题发挥、添枝加叶,必须做到真实准确地表达会议内容。要把握好三个方面,一是内容要正确、合规。符合上级政策和公司各项规章制度,不越权定事、越级安排工作(尽量不要有组织机构等人事方面内容)。二是牢牢把握关键词语。如某项工作任务的完成时间、负责部门、资金数额、工作量等,千万不能遗漏。三是上下(文中)内容必须一致。

                  一、准备要充分。认真听会、做好记录(最好录音),占有较多的材料(包括在会上印发的材料,以及与此相关的文件、领导讲话等),吃透会议精神,以便对材料正确取舍。

                  六、条理要清楚。对会议讨论的意见要分类、分层、分序,使人感到任务清楚、条理清晰、问题明显。把握三点,一是解释的内容不需重复再说。二是一事一段,清楚明了。三是责任单位放在段末。如一段内讲两件事,且由不同部门负责,则不能放在段末,因不便表述。

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                  会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文,是在会议记录的基础上,对会议的主要内容及议定的事项,经过摘要整理的、具有纪实性和指导性的文件。纪要起草是一项难度很大的工作,不仅需要吃透内容,更重要的是归纳、提炼、有高度,要源于并忠实原意,更要表述准确、清晰、简要。笔者在多年的会议纪要起草工作中,体会到要注意八个方面。

                  七、语言要严谨。使用公文语言,用语要专业、精练、到位。做到明白、准确、直接、朴实、简练和庄重。一是不用口头用语。二是不用请、建议、应该等词语。三是话从正面说。四是不应带有描述性的词句。如,热烈的讨论,充分发表意见等。

                  四、内容要精炼。应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议的成果,而不是叙述会议的过程,切忌把纪要写成记录。关注三点:一是要言简意赅,避免拖泥带水。二是一般不能有附件、表格等。三是精炼要有度。话要说全,让未参加会议的人能明白其中的意义。

                  主体部分是会议纪要的核心内容,主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题,把会议的基本精神,特别是会议形成的决定、决议,准确地概述清楚。主体部分需掌握四个技巧。一是主体部分的第一部分一般突出会议的指导思想,简要介绍会议基本情况(如,会议认为、会议指出、会议强调等,这部分内容站位要高)。然后再接“会议研究决定”。二是一般在第一个问题说原则通过什么方案或意见。切忌把方案再全部说一遍。三是每部分的标题若不好概括,则用中性词较好。四是要归类合并,相同内容放在同一部分,一般情况下不超过十个大方面。不便归并同类项的可放在最后一部分。

                  八、行文要规范。遵守程序,把握格式。关注五个方面细节。一是会签:与会议主要内容密切相关的部门都应会签。二是日期:开会日期和印发日期。版记红线上方的日期为开会日期。印发日期为领导签发日期。三是人员和排序:不能把主持人漏掉。先领导,然后机关部门,最后基层单位。按发文单排序。四是出席和列席:单位中层以上干部(含中层)为出席。中层以下干部为列席(若列席会议单位或部门人员较多,一般情况下也只写一人代表即可)。五是发放范围:一般发至与会领导和单位(有些未参会,但议定事项与其有关系的领导和单位也应发到)。(作者:白智勇 宋景龙)

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